Erreichbarkeit galt schon immer und ist nichts Neues: eine gute Führungskraft sollte mindestens so viel Engagement in qualitativer wie auch quantitativer Hinsicht im Arbeitsalltag zeigen wie ihre Mitarbeiter – gern darf es auch mehr sein. Mit Einzug und der Perfektionierung digitaler Kommunikationsmittel ist diese Grenze deutlich verschoben. Gleichzeitig ist eine Entwicklung angestoßen worden, die anscheinend längst nicht ihr Ende erreicht hat. Aber wann ist hier eine Grenze erreicht?

Nach einer aktuellen Umfrage lesen 83% der Manager auch an so bedeutsamen Feiertagen wie Weihnachten, Silvester und Neujahr ihre beruflichen E-Mails, rund zwei Drittel bearbeiten diese sogar. Die Erreichbarkeit der Führungskräfte ist gestiegen. Und auch im Arbeitsalltag selbst scheint das Senden, Empfangen und Beantworten von E-Mails keine Grenzen hinsichtlich der Uhrzeiten mehr zu kennen. Mails, die innerhalb der „normalen Arbeitszeit“ gesendet bzw. bearbeitet werden, sind zudem immer häufiger Nebenprodukte aus gleichzeitig stattfindenden Meetings oder Gesprächen heraus.

Multitasking – eine Scheinlösung mit gefährlichen Folgen

Mal abgesehen davon wie lange eine Führungskraft diese permanente Erreichbarkeit ohne Chance zum Abschalten im Sinne der Work-Life-Balance auf Dauer aushält bis sich gravierende gesundheitliche Probleme einstellen, ist gerade das zuletzt aufgeführte Multitasking im Sinne „Mails nebenher bearbeiten“ eine zunehmend große Gefahr. Zu viele Manager überschätzen hier ihre „Multitasking-Fähigkeit“ und unterschätzen die Konsequenzen dieses Handelns:

1. Eine Mail wird nur unvollständig gedanklich durchdrungen bzw. bearbeitet mit den daraus resultierenden Missverständnissen und Blindleistungen für den Empfänger.
2. Im gleichzeitig stattfindenden Meeting / Gespräch wird eine sehr wichtige Passage / Aussage nicht wirklich verarbeitet, so dass daraus Missverständnisse entstehen sowie Fehlentscheidungen und -leistungen.
3. Die Wirkung auf den Gesprächspartner bzw. die Meetingteilnehmer ist wegen der fehlenden Aufmerksamkeit alles andere als wertschätzend, da anderes ( z.B. Mails bearbeiten) offensichtlich wichtiger bzw. dringlicher ist.

Anscheinend ist die permanente Erreichbarkeit, die damit verbundene Arbeitslast und die dadurch sukzessiv größer werdende Fehlleistung noch nicht groß genug, denn sonst hätten sich schon viel mehr Unternehmen mit dem Umgang zu diesem Thema befasst.

Das hier beschriebene Phänomen der beliebigen Erreichbarkeit und der damit verbundenen Reaktionsgeschwindigkeit hat in einigen Unternehmen auch schon längst die Mitarbeiterebene erreicht, insbesondere bei den Leistungsträgern.

Einige Unternehmen ergreifen mittlerweile Maßnahmen zumindest zum Schutz der Mitarbeiter wie das Nicht-Weiterleiten von Mails nach der Arbeitszeit, am Wochenende oder im Urlaub. Eine Studie der technischen Universität München in Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Mercer zeigt, dass nur 3% der Befragten diese Maßnahmen aus dem eigenen Unternehmen kennen und in der Regel sind Führungskräfte von diesen Maßnahmen noch ausgenommen.

Erreichbarkeit: Führung ist gefordert – raus aus der „Opferrolle“

Ungeachtet dessen kann und sollte sich jede Führungskraft diese Fragen stellen und vor allem beantworten bzw. bearbeiten:

1. Welche Wirkung erzeuge ich bei meinen Mitarbeitern, wenn ich Mails an Randzeiten, Sonn- und Feiertagen bearbeite?
2. Was kann ich tun, damit ich mich in Gesprächen und Meetings voll auf das jeweilige Thema konzentrieren kann?
3. Welche kulturellen Probleme (z. B. Absicherungsmentalität durch inflationäre Nutzung des „cc“) bestimmen unsere „Mailkultur“?
4. Welche Spielregeln im Umgang und im Verfassen von Mails möchte ich infolgedessen mit meinen Mitarbeitern besprechen?
5. Was kann ich sonst noch tun, um insgesamt meine „Mailflut“ in den Griff zu bekommen?
6. Was kann / muss ich tun, damit meine Organisation auch eine Zeit lang ohne mich „laufen“ kann?

Speziell beim letzten Aspekt scheint manche Führungskraft, wenn sie ehrlich zu sich selbst ist, die möglichen Lösungen wie zum Beispiel „Delegation“ und „Verantwortungsübergabe“ nicht wirklich umsetzen zu wollen aus der Angst heraus, dadurch Macht bzw. Einfluss und Ansehen zu verlieren.

Mögliche Sofort-Maßnahmen

Es gibt auch „Sofort-Maßnahmen“, die leicht und schnell umzusetzen sind, da Sie eher „organisatorisches Selbstmanagement“ sind:

1. Schauen Sie nicht ständig nach Ihren E-Mails; schalten Sie akustische und optische Signale für eingehende E-Mails aus und richten Sie E-Mail-Zeitblöcke pro Tag ein.
2. Richten Sie Telefonzeiten ein, zu denen Sie erreichbar sind; markieren Sie diese in Ihrem Kalender und informieren Sie Ihre Assistenz und Mitarbeiter hierüber.
3. Reservieren Sie Blöcke für Arbeiten, die Ihre volle Konzentration benötigen. Kommunizieren Sie diese Zeiten auch wieder in Richtung Assistenz und Mitarbeiter und lassen sich nicht stören.

Möglicherweise sind nicht alle obigen Sofortmaßnahmen in Ihrem Arbeitsumfeld sinnvoll oder realistisch, aber dann gibt es mit Sicherheit andere Optionen, die Sie noch nicht gezielt ausprobiert haben. Denn nach wie vor muss gelten: die digitalen Medien sollten Ihnen dienen und Sie nicht unterjochen!

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