Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind engagierter Projektleiter eines Projektes. Das Projekt ist fachlich gut durchdacht und kann bereits jetzt erste Erfolge vorweisen. Doch Sie stellen immer wieder fest, dass, wenn Sie innerhalb Ihres Unternehmens von den Projektinhalten erzählen, viele zum ersten Mal von den Projektinhalten und deren Auswirkungen für das Unternehmen hören. Oder: Sie ackern und ackern und bekommen das Feedback aus Teilen der Organisation, dass da bei diesem Projekt ja sehr wenig passiere. Dazu gesellt sich noch eine Portion Widerstand aus verschiedenen Organisationseinheiten und ausgerechnet auch noch von Keyplayern.

Sollte Ihnen diese Situation nicht gänzlich unbekannt vorkommen, könnte es sein, dass ein Kommunikationskonzept Abhilfe schaffen kann.

Was ist ein Kommunikationskonzept?

Bei jedem Projekt stehen der Projektleiter und das Projektteam unweigerlich vor der Frage, wie kommunizieren wir zentrale Inhalte des Projektes in die Organisation und darüber hinaus? Wie schaffen wir Transparenz? Wie schaffen wir Akzeptanz? Ein Kommunikationskonzept liefert darauf die Antwort.

Mit Hilfe eines  Kommunikationskonzeptes sollen mögliche Problemfelder aber auch mögliches Unterstützungspotenzial erkannt und geeignete Kommunikationskanäle sichergestellt werden, so dass jede Zielgruppe rechtzeitig die für sie relevanten Informationen über relevante Projektergebnisse bzw. Veränderungsvorhaben erhält.

Grundsätzliche Vorgehensweise

Die Erarbeitung des Kommunikationskonzeptes erfolgt in 6 Arbeitsschritten:

1. Erfassung der Zielgruppen und deren Aufgaben und Verantwortungen,
2. Betroffenheitsanalyse, d.h. Zusammenstellung von Informationen hinsichtlich der Frage, wer in welcher Hinsicht und in welchem Maße von dem Projekt betroffen sein wird,
3. Zielgruppenanalyse, d.h. Analyse der Frage, welche Zielgruppe über welchen Informationsstand verfügt, welcher Nutzen aus dem Projekt resultiert, welche Wünsche sowie Probleme und Vorbehalte gegenüber dem Projekt existieren,
4. Identifizierung möglicher Kommunikationskanäle,
5. Matrix „Kommunikationskanal je Zielgruppe“ zur Darstellung, welche Kanäle für welche Zielgruppe genutzt werden können,
6. Festlegung eines Konzeptes pro Zielgruppe, d.h. Erarbeitung einer Übersicht aus der hervorgeht, welche Zielgruppe zu welchem Zeitpunkt über welche Inhalte und über welchen Kommunikationskanal Informationen erhält.

Ein Beispiel – Aufgaben und Rollenverteilung

Im Rahmen eines Projektes hat ein Bereich eine neue Zielausrichtung für sich als Organisation erarbeitet. Ein eigens beauftragter Change-Manager übernahm die Aufgabe das Projekt kommunikativ zu unterstützen.

Die Ziele der Kommunikationsunterstützung:

• Projektbeteiligte und wichtige Zielgruppen innerhalb des Unternehmens kontinuierlich und gezielt über den Stand des Projektes zu informieren (unerwünschte Doppelungen sollten vermieden werden).
• Alle Stakeholder bei der erforderlichen Bewegung zum Projektziel mitzunehmen.
• Transparenz über belastbare Projektergebnisse außerhalb und innerhalb des Projektes herzustellen.
• Mögliche Widerstände, Ängste und Konfliktsituationen transparent zu machen und diese durch eine offene Kommunikation zu reduzieren.
• Die Akzeptanz und Umsetzungswahrscheinlichkeit der Projektergebnisse zu erhöhen.
• Führungskräfte in ihrer Führungsarbeit zu unterstützen. Mitarbeiter für die neuen Herausforderungen im Arbeitsverhalten zu sensibilisieren und qualifizieren.

Der Change-Manager hatte dabei die Verantwortung Impulse für kommunikative Maßnahmen zu setzen, Kommunikationsbedarfe zu erheben und die daraus abgeleiteten kommunikativen Maßnahmen zu konsolidieren. Eine aufeinander abgestimmte Kommunikation sollte er dabei sicherstellen. In diesem Fall kam ihm auch die Aufgabe zu, bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Kommunikationsmaßnahmen zu unterstützen im Sinne von beraten, moderieren und reflektieren. Wurden die Maßnahmen durchgeführt galt es die Kommunikationsmaßnahmen nachzuhalten und zu klären, ob diese die gewünschte Wirkung erzielt haben. Der Change-Manager war also klar für die Prozesssteuerung verantwortlich, während für die Inhalte die transportiert werden sollten der Projektleiter verantwortlich war.

In meinem nächsten Beitrag gehe ich konkret auf die einzelnen Schritte des Kommunikationskonzeptes ein.

Veränderung im Unternehmen: die Zimmer der Veränderung

Das Team als Feind der Organisation