Wie schon in meinem ersten Beitrag erläutert, braucht ein erfolgreiches Projekt ein Kommunikationskonzept.

Ein Kommunikationskonzept unterstützt in den Fragen, …

• wie kommuniziere ich zentrale Inhalte des Projektes in die Organisation und darüber hinaus?
• wie binde ich zentrale Zielgruppen mit ein?
• wie schaffe ich Akzeptanz?

Im ersten Schritt erfolgt die Erfassung der Zielgruppen und deren Aufgaben und Verantwortung um einen Überblick über diese zu bekommen.

Danach wird im zweiten Schritt die Betroffenheitsanalyse erstellt. Es handelt sich um eine Zusammenstellung von Informationen hinsichtlich der Fragen, wer in welcher Hinsicht und in welchem Maße von dem Projekt betroffen sein wird und wie sich aus der heutigen Sicht die einzeln unten beispielhaft aufgeführten Kriterien für die jeweilige Zielgruppe verändern werden.

Skalierung:

xx       starke Veränderung                    + positiv

x        geringe Veränderung                  – negativ

o        keine Veränderung                     +/- neutral

Als nächster Schritt steht die Zielgruppenanalyse an. Dabei geht es um die Analyse der Fragen,

• welche Zielgruppe über welchen Informationsstand verfügt,

• welcher Nutzen für die Zielgruppe aus dem Projekt resultiert,
• welche  Wünsche sie gegenüber dem Projekt und dessen Ergebnisse hegen,
• welche Probleme und Vorbehalte gegenüber dem Projekt heute aus dem Blickwinkel der Zielgruppe  bestehen.

Skalierung:

xx       hoch

x        gering

o        keine

Dann werden mögliche Kommunikationskanäle identifiziert z.B. Intranet, Email, MA-Zeitschrift, Betriebsversammlungen, Persönliches Gespräch, Meetings der jeweiligen Zielgruppen (GF-Sitzung, Betriebsratssitzung, Bereichsmeeting, …).

Nun werden die Zielgruppen mit den Kommunikationskanälen in einer Matrix zusammengebracht, d.h. es wird eine Übersicht erstellt, welche Zielgruppe über welche Kommunikationskanäle erreichbar ist.

xx       = Für den Transport von Informationen an die Zielgruppe ist dieser Kanal am    besten geeignet

x        = Der Kanal ist gut geeignet

o        = Information über diesen Kanal zu vermitteln ist eher wirkungslos

–         = Informationskanal ist zu vermeiden

Dann geht es um die Erarbeitung einer Übersicht, aus der hervorgeht, welche Zielgruppe zu welchem Zeitpunkt über welche Inhalte und über welchen Kommunikationskanal Informationen erhält. Die Auswahl der Maßnahmen basiert auf den oben als effizientesten identifizierten Kommunikationskanälen.

Lohnt sich der ganze Aufwand?

Die Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes ist ein zeitintensiver und lebendiger Prozess.

Stellen Sie sich bitte wieder wie beim Eingang des Artikels vor, dass Sie Projektleiter sind. Diesmal haben Sie bei der Zusammenarbeit mit anderen Einheiten jedoch den Eindruck, dass die wesentlichen Zielgruppen doch ganz schön viel von dem Projekt wissen und Ihnen statt Widerstand eher Akzeptanz entgegenkommt. Sie arbeiten weiterhin engagiert, stellen aber fest, dass die Projektergebnisse in der Organisation auch gesehen und anerkannt werden.

Wenn Sie solch ein Szenario vorfinden, dann könnten Sie zu dem Ergebnis kommen, dass sich ein gut durchdachtes Kommunikationskonzept für Sie gelohnt hat.

Kommunikationskonzept: Erfolgreiche Kommunikation im Projket

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