Wie Teams auch unter schwierigen Bedingungen gut und effektiv zusammenarbeiten

Virtuelle Meetings und die Zusammenarbeit über Online-Tools werden immer wichtiger. Das gilt nicht nur im aktuellen Pandemiefall, sondern auch, weil Unternehmen die Kosten für die breite Einbeziehung von Mitarbeiter*innen in Change Prozessen niedrig halten, Reisekosten sparen oder die Umwelt schonen wollen. Sogar mehrtägige Workshops lassen sich virtuell durchführen. Es gibt – zumal nach den ersten Wochen, in denen Corona-bedingt Millionen Arbeitnehmer*innen im Home Office waren – viele gute Gründe, auf unnötige Präsenzveranstaltungen zu verzichten.

 
Nach unseren Erfahrungen müssen Online-Formate keine Notlösung sein. Ganz im Gegenteil: Virtuelle Besprechungen sind häufig sogar effektiver als analoge Meetings – vorausgesetzt, Sie beachten ein paar wichtige Regeln. So ist nicht nur allein eine optimale Technik notwendig (ein Thema, das gerne überbewertet wird). Auch die richtige Durchführung ist bedeutsam. Und natürlich eignen sich auch nicht alle Inhalte und Themen für eine virtuelle Umsetzung.

Technik und sonstige Voraussetzungen

Die wichtigste Voraussetzung betrifft daher nicht die Technik, sondern die Einstellung der potenziellen Teilnehmer*innen. Ohne persönliche Bereitschaft und Offenheit ist jedes virtuelle Format zum Scheitern verurteilt. Führungskräfte sind daher gefordert, Zielsetzung, Notwendigkeit und Vorzüge der virtuellen Form zu erläutern. Nur mit einem richtigem Mindset wird die Maßnahme bei den Beteiligten auf Akzeptanz stoßen.

 
Zweite Grundvoraussetzung eines effektiven Meetings oder eines konzentrierten Workshops, in dem der größte Teil der gemeinsamen Zeit nicht über schlechte Ton- oder Bildqualität diskutiert wird, ist eine professionelle IT-Technik mit entsprechender Ausstattung und Bandbreite. Was selbstverständlich klingt, ist leider nicht immer gegeben – gerade dann, wenn sich die Teilnehmer von zuhause aus einwählen.

 
Im Bereich der Tools existiert ein breites Angebot verschiedener Anbieter von AULA (vComm Solutions) über Skype for Business oder Teams (Microsoft) bis hin zu Zoom. Beispielsweise bei AULA, treffen User sich als Avatare in einer interaktiven 3D-Umgebung. Zudem stehen unterschiedliche Räume für Breakout-Sessions oder Pausen zur Verfügung. Die Umgebung ermöglicht ein hohes Maß an Interaktion und minimiert dadurch schnelle Ermüdungseffekte. Welches Tool jeweils das optimalste ist, sollte im Vorfeld mit der Unternehmens-IT abgeklärt werden. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter*innen mit der jeweiligen Technik vertraut und intensiv geschult sind.

Durchführung eines virtuellen Meetings

Eines sollten Sie stets im Hinterkopf haben: Ein erfolgreiches virtuelles Meeting ist wesentlich anstrengender als ein analoges Format. Denn körperliche Präsenz allein ist nicht ausreichend. Alle Teilnehmer müssen hochkonzentriert bei der Sache sein. Umso wichtiger ist, folgende Punkte zu beachten:

• Vor einem Meeting oder Workshop sollte ein kurzes Online-Treffen inklusive Technik-Check stattfinden. Das stellt sicher, dass alle Teilnehmer zum Termin wirklich startklar sind.
• Die Sitzungen müssen noch intensiver im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen vorbereitet werden: Was sind die Ziele? Wie lautet die Agenda? Wer nimmt teil? Struktur und Inhalte müssen den veränderten Umständen angepasst werden. Mit anderen Worten sind weniger Tagesordnungspunkte und längere Pausen nötig. Einzelne Agenda-Punkte sollten nicht länger als eine Stunde dauern.
• Auch wenn mehrere Teilnehmer in einem Konferenzraum zusammen sitzen, sollte sich jede/r separat einloggen. Wichtig ist natürlich auch, dass der jeweilige Raum keine störenden Nebengeräusche und eine angenehme Atmosphäre hat. Je nach technischer Lösung, Thema und Disziplin der Teilnehmer sind virtuelle Meetings oder Workshops sogar mit 30 Personen oder mehr durchführbar.
• Moderieren Sie möglichst wenig frontal und gerne mit anderen im Wechsel. Lassen Sie Raum für Diskussionen und visualisieren Sie die Ergebnisse.
• Planen Sie ausreichend Zeit für bilateralen Austausch. Jeder, der will, kann sich dann ein paar Minuten früher einwählen und die Zeit bis zum Start entsprechend nutzen. Wichtig ist auch: Halten Sie sich unbedingt an den vereinbarten Zeitrahmen!
• Setzen Sie gezielt Video-Slots sein, bei denen sich die Teilnehmer sehen können, etwa ganz am Anfang oder nach Pausen.
• Sorgen Sie für ausreichend Abwechslung und Auflockerung. Entsprechende Tools wie Umfragen (PollEverywhere) oder die Arbeit mit Conceptboard können hierbei unterstützen.
• Wenn nonverbale Kommunikation über Blickkontakt oder Körpersprache fehlt, ist eine persönliche Ansprache umso wichtiger. Fragen Sie deshalb immer wieder die emotionale Befindlichkeit der Teilnehmer ab.
• Retrospektiven und Rückmeldungen stellen sicher, dass das gemeinsam Erarbeitete richtig verstanden und verankert wird. Fragen Sie laufend nach Feedback!
• Last but not least: Insbesondere Videokonferenzen erfordern von den Teilnehmer*innen größte Disziplin. Zu empfehlen ist Etikette-Regeln zu beachten. Die wichtigsten Tipps: Potenzielle Störquellen beseitigen, Smartphone leise stellen und höflich bleiben (egal wie stabil das WLAN ist: Videogespräche kommen mit Verzögerung an, also bitte immer ausreden lassen und kurz fassen).

Inhalte und Themen virtueller Meetings

Fast alle Inhalte von Meetings und Workshops lassen sich grundsätzlich auch virtuell umsetzen. Die Palette reicht von der Abstimmung aktueller Maßnahmen (z.B. Arbeitspriorisierungen) über die Koordination von Mitarbeitern im Home Office bis hin zu Retrospektiven und Formaten zur Stärkung des Teamspirits – gerade dann, wenn der unmittelbare Kontakt weg fällt. Aber auch die Vermittlung von Einstellungen des Managements an das Team (Lösungen statt Probleme, Akzeptanz der Situation, Aktionspläne, Auf- bzw. Ausbau von Resilienz) können online durchgeführt werden. Insbesondere in solchen Fällen kommt es darauf an, dass die jeweiligen Führungskräfte auch per Kamera zu sehen sind.

 
Unser Fazit:
Virtuelle Meetings oder Workshops können und sollen den unmittelbaren persönlichen Kontakt nicht ersetzen. Deshalb sind sie sicher keine Dauer-, aber definitiv mehr als eine Notlösung. Richtig vorbereitet und umgesetzt sind sie deutlich besser als ihr Ruf, und gerade in kritischen Zeiten wie diesen eine gute Option, die Leistungsfähigkeit einer Organisation sicherzustellen und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Sie sind Inhaber, Partner und Geschäftsführer eines Teams und auf der Suche nach einer virtuellen Begleitung, können wir Sie Schritt für Schritt auf diesem zukunftsfähigen Weg begleiten. Sprechen Sie uns an und kontaktieren Sie uns.

Von Morten Lange, Ralf Seidel und Brigitte Lütt